DIFICULDADES NA ACEITAÇÃO DE DOCUMENTOS DE REGISTO CIVIL PORTUGUÊS
· Poderá um consulado de Portugal pôr em causa a autenticidade de uma certidão emitida por uma conservatória do registo civil?
A questão
Alguns consulados de Portugal têm vindo a questionar a autenticidade das certidões emitidas pelas conservatórias do registo civil português, nomeadamente pela Conservatória dos Registos Centrais.
Perante as dúvidas, esses consulados oficiam às respectivas conservatórias, usando por regra o correio, solicitando que os mesmos confirmem a autenticidade dos documentos.
A remoção de tais dúvidas causa demora, por regra, entre 20 e 40 dias e implica, em todo o caso, uma duplicação das deslocações dos interessados ao respectivo consulado, o que, para além de perdas de tempo implica agravamentos de despesa, muitas vezes de valores consideráveis.
A Associação dos Portugueses no Estrangeiro apresentou-nos as seguintes questões:
1. Haverá no ordenamento jurídico português algum mecanismo que permita provar a autenticidade daqueles documentos, em termos que permitam a ultrapassagem das dúvidas suscitadas por alguns consulados de Portugal?
2. Haverá no ordenamento jurídico português algum mecanismo que permita ganhar tempo com o uso de meios de comunicação electrónica?
3. Na hipótese de isso não ser possível, será admissível o recurso à Apostilha de Haia?
O problema
É incontestável que as novas certidões do registo civil português suscitam dúvidas a quem esteja habituado a sinais especiais nos mesmos.
Os sinais mais marcantes da autenticidade residiam em dois tipos de elementos: o papel, normalmente de qualidade e gramagem superior, com molduras ou elementos gráficos de falsificação difícil nos tempos da velha tipografia e as grafias pessoais.
Portugal não tem tradição em matéria de suportes tipográficos sofisticados. Com efeito, sempre os impressos foram muito simples, nas variadas áreas dos registos. Mas o mesmo não se pode dizer das grafias…
Tanto os notários como os conservadores do registo civil cultivaram, durante décadas, estilos de grafia sofisticados, seguindo modas e estilos que só mudaram (e definitivamente) com a chegada da informática, tardiamente, nos anos 80/90 do século XX.
A máquina de escrever nunca assumiu uma posição dominante nos registos e notariado, com excepção dos distritos de Lisboa e Porto. E mesmo nestes a escrita caligráfica chegou aos nossos dias, havendo ainda hoje notários que escrevem à mão.
No registo civil a escrita manual - embora não fosse já dominante há alguns anos – só acabou (?) com a entrada em vigor do DL nº 324/2007, de 28 de Setembro, em 1 de Janeiro de 2008.
Esta reforma é uma reforma muito importante e está marcada por um grande arrojo.
Desenvolveu-se, de outro lado, de uma forma muito célere, como, aliás, tem ocorrido com outras reformas da mesma «marca».
Talvez essas duas razões justifiquem algumas dificuldades e até alguma má vontade que se tem constatado desde o princípio do ano relativamente a tal reforma.
Não podemos afirmar com segurança que a não aceitação das «novas» certidões do registo civil seja expressão de más vontades, tanto mais que a única notícia que nos chega relativamente a esse tipo de dificuldades vem de consulados de Portugal no exterior.
Poderemos até estar perante um efeito de boomerang pois que os consulados, que todos sabemos que têm estruturas extremamente débeis, são, desde há anos, bodes expiatórios do mau funcionamento do sistema de registo civil, na medida em que constituem a escapatória mais acessível para a «não decisão», justamente em razão de «dúvidas» que, por tudo e por nada, podem servir para adiar conclusões.
Talvez possamos encontrar, num passado não muito longo, razões «traumáticas» que justificam, se não uma vingança, pelo menos, uma retaliação…
Os factos resumem-se nos termos seguintes:
a) A Conservatória dos Registos Centrais – dizem as fontes consulares – recorrem, por tudo e por nada aos consulados para afastar dúvidas ou, pura e simplesmente, adiar decisões;
b) Os consulados – admitem as mesmas fontes – estarão a «pagar na mesma moeda» no momento em que os documentos, pela sua simplicidade, suscitam mesmo dúvidas sobre a autenticidade.
Temos, todavia, um problema para o qual importa encontrar uma solução, com a maior urgência, pois que não é sustentável, no dias que correm, o quadro de insegurança que umas repartições suscitam por relação a documentos emitidos pelas outras.
As soluções
Saltamos do nº 2 para o nº 3, para, de imediato responder à 3ª questão.
A Apostilha de Haia, prevista na Convenção de Haia de 5 de Outubro de 1961 destina-se a suprimir a necessidade de legalização consular de documentos relativos a actos públicos ocorridos num Estado que devam ter força probatório no território de outro Estado.
A Procuradoria Geral da República - entidade portuguesa responsável pela emissão – não emite a apostilha em documentos que devam ser apresentados em consulados de Portugal.
Para além de nem todos os países serem signatários da Convenção de Haia de 1961 (o Brasil, por exemplo, não é signatário) verifica-se essa impossibilidade objectiva de uso de tal instrumento.
Havendo dúvidas sobre a autenticidade de um documento, dúvidas essas suscitadas por uma repartição da administração pública portuguesa por relação a outra, o que poderá ser feito, visando a eliminação de um moroso processo de consultas, como é o de um consulado por relação a uma repartição do registo civil?
1. Certificação do documento por notário português
Uma via para a solução do problema pode ser encontrada com a intervenção notarial.
O artigo único do Decreto-Lei n.º 21/87, de 12 de Janeiro, estabelecia o seguinte:
(…)
4- Quem exigir o reconhecimento por semelhança de assinatura aposta em documento autenticado com o selo da autoridade ou oficial público que o emitiu ou em documento de cujo signatário lhe seja exibido o bilhete de identidade, o passaporte ou respectivas públicas-formas, nos termos dos números anteriores, será punido com coima de 50.000$00 a 150.000$00.
5- O processo de contra-ordenação previsto no número anterior e a aplicação da respectiva coima competem ao director-geral dos Registos e do Notariado.
Com esta norma, entretanto revogada, porque revogado foi o referido Decreto-lei, pretendeu o Governo desburocratizar e penalizar quem insistisse na burocratização, nomeadamente por via do estabelecimento da dúvida infundada sobre a autenticidade de documentos públicos.
O Código do Notariado dispõe no seu artº 4º o seguinte:
Competência dos notários.
1 - Compete, em geral, ao notário redigir o instrumento público conforme a vontade das partes, a qual deve indagar, interpretar e adequar ao ordenamento jurídico, esclarecendo-as do seu valor e alcance.
2 - Em especial, compete ao notário, designadamente: (…)
d) Passar certificados de vida e identidade e, bem assim, do desempenho de cargos públicos, de gerência ou de administração de pessoas colectivas;
e) Passar certificados de outros factos que tenha verificado; (…)
g) Passar certidões de instrumentos públicos, de registos e de outros documentos arquivados, extrair públicas-formas de documentos que, para esse fim, lhe sejam presentes ou conferir com os respectivos originais e certificar as fotocópias extraídas pelos interessados; (…)
j) Transmitir por telecópia, sob forma certificada, o teor dos instrumentos públicos, registos e outros documentos que se achem arquivados no cartório, a outros serviços públicos perante os quais tenham de fazer fé e receber os que lhe forem transmitidos, por esses serviços, nas mesmas condições; (…)
l) Intervir nos actos jurídicos extrajudiciais a que os interessados pretendam dar garantias especiais de certeza ou de autenticidade;
m) Conservar os documentos que por lei devam ficar no arquivo notarial e os que lhe forem confiados com esse fim. (…)
O texto do actual Código do Notariado não nos deixa qualquer dúvida de que, perante as reservas suscitadas pelas repartições consulares relativamente às certidões do registo civil, podem os particulares solicitar a intervenção de notários portugueses visando a certificação da autenticidade dos documentos, por qualquer das vias abertas pelas normas precedentemente citadas.
O notário pode, em especial, transmitir por telecópia, sob forma certificada, o teor dos registos públicos que sejam arquivados no seu cartório (al. g)).
O recurso ao notário para a solução do problema suscitado haveria de passar pelo seguinte caminho:
a) Pedido de depósito da certidão no respectivo cartório;
b) Pedido de certificação da autenticidade do documento, com a hipótese de transmissão por telecópia, de forma certificada, ao consulado competente.
2. Certificação do documento por advogado e sua transmissão por via electrónica
Outra via para a solução do problema é a da certificação do documento por advogado e da transmissão de cópia certificada, por via electrónica, ao consulado português onde deva ser apresentado o documento.
Dispõe, a propósito, o artº 1º do Decreto-Lei n.º 28/2000, de 13 de Março
1 - Podem certificar a conformidade de fotocópias com os documentos originais que lhes sejam apresentados para esse fim as juntas de freguesia e o operador de serviço público de correios, CTT - Correios de Portugal, S. A.
2 - Podem ainda as entidades referidas no número anterior proceder à extracção de fotocópias dos originais que lhes sejam presentes para certificação.
3 - Querendo, podem as câmaras de comércio e indústria reconhecidas nos termos do Decreto-Lei n.º 244/92, de 29 de Outubro, os advogados e os solicitadores praticar os actos previstos nos números anteriores.
4 - Em concretização das faculdades previstas nos números anteriores, é aposta ou inscrita no documento fotocopiado a declaração de conformidade com o original, o local e a data de realização do acto, o nome e assinatura do autor da certificação, bem como o carimbo profissional ou qualquer outra marca identificativa da entidade que procede à certificação.
5 - As fotocópias conferidas nos termos dos números anteriores têm o valor probatório dos originais.
O artº 38º do Decreto-Lei Nº 76-A/2006 de 29 de Março, estabelece o seguinte, sob a epígrafe de Reconhecimentos de assinaturas e autenticação e tradução de documentos:
Artigo 38º Extensão do regime dos reconhecimentos de assinaturas e da autenticação e tradução de documentos
1 - Sem prejuízo da competência atribuída a outras entidades, as câmaras de comércio e indústria, reconhecidas nos termos do Decreto-Lei Nº 244/1992, de 29 de Outubro, os conservadores, os oficiais de registo, os advogados e os solicitadores podem fazer reconhecimentos simples e com menções especiais, presenciais e por semelhança, autenticar documentos particulares, certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos nos termos previstos na lei notarial.2 - Os reconhecimentos, as autenticações e as certificações efectuados pelas entidades previstas nos números anteriores conferem ao documento a mesma força probatória que teria se tais actos tivessem sido realizados com intervenção notarial.
3 - Os actos referidos no Nº 1 apenas podem ser validamente praticados pelas câmaras de comércio e indústria, advogados e solicitadores mediante registo em sistema informático, cujo funcionamento, respectivos termos e custos associados são definidos por portaria do Ministro da Justiça.
4 - Enquanto o sistema informático não estiver disponível, a obrigação de registo referida no número anterior não se aplica à prática dos actos previstos no Decreto-Lei Nº 237/2001, de 30 de Agosto, e no Decreto-Lei Nº 28/2000, de 13 de Março.
5 - O montante a cobrar, pelas entidades mencionadas no Nº 3, pela prestação dos serviços referidos no Nº 1, não pode exceder o valor resultante da tabela de honorários e encargos aplicável à actividade notarial exercida ao abrigo do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei Nº 26/2004, de 4 de Fevereiro.
Foi entretanto publicada a Portaria nº 657-B/2006, de 29 de Julho, que veio regular o funcionamento do registo informático atrás referido, deixando claro, de forma inequívoca que a validade dos actos de certificação é condicionada pelo seu registo num sistema informático.
Dispõe, com efeito, o seu artº 1º:
« A validade dos reconhecimentos simples e com menções especiais, presenciais e por semelhança, das autenticações de documentos particulares e da certificação, ou realização e certificação, de traduções de documentos nos termos previstos na lei notarial, efectuados por câmaras de comércio e indústria, reconhecidas nos termos do Decreto-Lei n.º 244/92, de 29 de Outubro, advogados e solicitadores, depende de registo em sistema informático.»
Do cotejo dos textos atrás citados resultam as seguintes conclusões:
a) Os advogados inscritos na Ordem dos Advogados de Portugal são competentes para certificar cópias de documentos emitidos por entidades públicas, sejam elas nacionais ou estrangeiras;
b) As fotocópias certificadas dos referidos documentos têm o mesmo valor que os originais;
c) A validade da certificação depende de registo informático em sistema informático controlado pela Ordem dos Advogados.
Dos documentos electrónicos
Chegados aqui, importa questionar se as fotocópias certificadas naqueles termos podem ser enviadas por meios electrónicos e se os certificados em causa podem ser assinados digitalmente.
Rege, a propósito o artº 2º do DL nº Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto:
Artigo 2. Definições
Para os fins do presente diploma, entende-se por:
a) Documento electrónico: documento elaborado mediante processamento electrónico de dados;
b) Assinatura electrónica: resultado de um processamento electrónico de dados susceptível de constituir objecto de direito individual e exclusivo e de ser utilizado para dar a conhecer a autoria de um documento electrónico;
c) Assinatura electrónica avançada: assinatura electrónica que preenche os seguintes requisitos:
i) Identifica de forma unívoca o titular como autor do documento;
ii) A sua aposição ao documento depende apenas da vontade do titular;
iii) É criada com meios que o titular pode manter sob seu controlo exclusivo;
iv) A sua conexão com o documento permite detectar toda e qualquer alteração superveniente do conteúdo deste;
d) Assinatura digital: modalidade de assinatura electrónica avançada baseada em sistema criptográfico assimétrico composto de um algoritmo ou série de algoritmos, mediante o qual é gerado um par de chaves assimétricas exclusivas e interdependentes, uma das quais privada e outra pública, e que permite ao titular usar a chave privada para declarar a autoria do documento electrónico ao qual a assinatura é aposta e concordância com o seu conteúdo e ao destinatário usar a chave pública para verificar se a assinatura foi criada mediante o uso da correspondente chave privada e se o documento electrónico foi alterado depois de aposta a assinatura;
e) Chave privada: elemento do par de chaves assimétricas destinado a ser conhecido apenas pelo seu titular, mediante o qual se apõe a assinatura digital no documento electrónico, ou se decifra um documento electrónico previamente cifrado com a correspondente chave pública;
f) Chave pública: elemento do par de chaves assimétricas destinado a ser divulgado, com o qual se verifica a assinatura digital aposta no documento electrónico pelo titular do par de chaves assimétricas, ou se cifra um documento electrónico a transmitir ao titular do mesmo par de chaves;
g) Assinatura electrónica qualificada: assinatura digital ou outra modalidade de assinatura electrónica avançada que satisfaça exigências de segurança idênticas às da assinatura digital baseadas num certificado qualificado e criadas através de um dispositivo seguro de criação de assinatura;
h) Dados de criação de assinatura: conjunto único de dados, como chaves privadas, utilizado pelo titular para a criação de uma assinatura electrónica;
i) Dispositivo de criação de assinatura: suporte lógico ou dispositivo de equipamento utilizado para possibilitar o tratamento dos dados de criação de assinatura;
j) Dispositivo seguro de criação de assinatura: dispositivo de criação de assinatura que assegure, através de meios técnicos e processuais adequados, que:
i) Os dados necessários à criação de uma assinatura utilizados na geração de uma assinatura só possam ocorrer uma única vez e que a confidencialidade desses dados se encontre assegurada;
ii) Os dados necessários à criação de uma assinatura utilizados na geração de uma assinatura não possam, com um grau razoável de segurança, ser deduzidos de outros dados e que a assinatura esteja protegida contra falsificações realizadas através das tecnologias disponíveis;
iii) Os dados necessários à criação de uma assinatura utilizados na geração de uma assinatura possam ser eficazmente protegidos pelo titular contra a utilização ilegítima por terceiros;
iv) Os dados que careçam de assinatura não sejam modificados e possam ser apresentados ao titular antes do processo de assinatura;
l) Dados de verificação de assinatura: conjunto de dados, como chaves públicas, utilizado para verificar uma assinatura electrónica;
m) Credenciação: acto pelo qual é reconhecido a uma entidade que o solicite e que exerça a actividade de entidade certificadora o preenchimento dos requisitos definidos no presente diploma para os efeitos nele previstos;
n) Autoridade credenciadora: entidade competente para a credenciação e fiscalização das entidades certificadoras;
o) Entidade certificadora: entidade ou pessoa singular ou colectiva que cria ou fornece meios para a criação e verificação das assinaturas, emite os certificados, assegura a respectiva publicidade e presta outros serviços relativos a assinaturas electrónicas;
p) Certificado: documento electrónico que liga os dados de verificação de assinatura ao seu titular e confirma a identidade desse titular;
q) Certificado qualificado: certificado que contém os elementos referidos no artigo 29.º e é emitido por entidade certificadora que reúne os requisitos definidos no artigo 24.º;
r) Titular: pessoa singular ou colectiva identificada num certificado como a detentora de um dispositivo de criação de assinatura;
s) Produto de assinatura electrónica: suporte lógico, dispositivo de equipamento ou seus componentes específicos, destinados a ser utilizados na prestação de serviços de assinatura electrónica qualificada por uma entidade certificadora ou na criação e verificação de assinatura electrónica qualificada;
t) Organismo de certificação: entidade pública ou privada competente para a avaliação e certificação da conformidade dos processos, sistemas e produtos de assinatura electrónica com os requisitos a que se refere a alínea c) do n.º 1 do artigo 12.º;
u) Validação cronológica: declaração de entidade certificadora que atesta a data e hora da criação, expedição ou recepção de um documento electrónico;
v) Endereço electrónico: identificação de um equipamento informático adequado para receber e arquivar documentos electrónicos.
Dispõem, a seguir, o artº 3º, 4º e 6ª do mesmo diploma, sob a epigrafe « Forma e força probatória»:
1 - O documento electrónico satisfaz o requisito legal de forma escrita quando o seu conteúdo seja susceptível de representação como declaração escrita.
2 - Quando lhe seja aposta uma assinatura electrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada, o documento electrónico com o conteúdo referido no número anterior tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do artigo 376.º do Código Civil.
(…)
4 - O disposto nos números anteriores não obsta à utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos electrónicos, incluindo outras modalidades de assinatura electrónica, desde que tal meio seja adoptado pelas partes ao abrigo de válida convenção sobre prova ou seja aceite pela pessoa a quem for oposto o documento.
N.º 4 do artigo 3.º alterado pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 62/2003, de 3 de Abril, Altera o Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, que aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital (DR 3 Abril).
(…)
Artigo 4. Cópias de documentos.
As cópias de documentos electrónicos, sobre idêntico ou diferente tipo de suporte, são válidas e eficazes nos termos gerais de direito e têm a força probatória atribuída às cópias fotográficas pelo n.º 2 do artigo 387.º do Código Civil e pelo artigo 168.º do Código de Processo Penal, se forem observados os requisitos aí previstos.
(…)
Artigo 6. Comunicação de documentos electrónicos.
1 - O documento electrónico comunicado por um meio de telecomunicações considera-se enviado e recebido pelo destinatário se for transmitido para o endereço electrónico definido por acordo das partes e neste for recebido.
2 - São oponíveis entre as partes e a terceiros a data e a hora da criação, da expedição ou da recepção de um documento electrónico que contenha uma validação cronológica emitida por uma entidade certificadora.
3 - A comunicação do documento electrónico, ao qual seja aposta assinatura electrónica qualificada, por meio de telecomunicações que assegure a efectiva recepção equivale à remessa por via postal registada e, se a recepção for comprovada por mensagem de confirmação dirigida ao remetente pelo destinatário que revista idêntica forma, equivale à remessa por via postal registada com aviso de recepção.
4 - Os dados e documentos comunicados por meio de telecomunicações consideram-se em poder do remetente até à recepção pelo destinatário.
5 - Os operadores que assegurem a comunicação de documentos electrónicos por meio de telecomunicações não podem tomar conhecimento do seu conteúdo, nem duplicá-los por qualquer meio ou ceder a terceiros qualquer informação, ainda que resumida ou por extracto, sobre a existência ou sobre o conteúdo desses documentos, salvo quando se trate de informação que, pela sua natureza ou por indicação expressa do seu remetente, se destine a ser tornada pública.
Sobre o valor da assinatura electrónica qualificada é inequívoco o artº 7º do mesmo diploma, que dispõe o seguinte:
Artigo 7º. Assinatura electrónica qualificada
1 - A aposição de uma assinatura electrónica qualificada a um documento electrónico equivale à assinatura autógrafa dos documentos com forma escrita sobre suporte de papel e cria a presunção de que:
a) A pessoa que apôs a assinatura electrónica qualificada é o titular desta ou é representante, com poderes bastantes, da pessoa colectiva titular da assinatura electrónica qualificada;
b) A assinatura electrónica qualificada foi aposta com a intenção de assinar o documento electrónico;
c) O documento electrónico não sofreu alteração desde que lhe foi aposta a assinatura electrónica qualificada.
2 - A assinatura electrónica qualificada deve referir-se inequivocamente a uma só pessoa singular ou colectiva e ao documento ao qual é aposta.
3 - A aposição de assinatura electrónica qualificada substitui, para todos os efeitos legais, a aposição de selos, carimbos, marcas ou outros sinais identificadores do seu titular.
4 - A aposição de assinatura electrónica qualificada que conste de certificado que esteja revogado, caduco ou suspenso na data da aposição ou não respeite as condições dele constantes equivale à falta de assinatura.
Sem entrar em mais considerações e em maiores detalhes, consideramos que, relativamente à matéria da consulta, os textos legais vigentes não suscitam nenhuma dúvida relativamente às seguintes conclusões:
I. As fotocópias cuja conformidade com o original seja certificada por advogado inscrito na Ordem dos Advogados têm a mesma força probatória dos originais;
II. A força probatória das fotocópias processadas nos termos atrás referidos depende do seu registo em sistema informático da Ordem dos Advogados.
III. A certificação pode ser processada com assinatura electrónica avançada em documento electrónico que reproduza o documento original.
IV. As entidades publicas e privadas não podem recusar a aceitação dos documentos, que lhes sejam enviados nos termos atrás referidos.
Lisboa, 9 de Maio de 2008
