Quando outros dizem que fazem... nós fazemos.
700 DIAS DE TRABALHO EM AMBIENTE DIGITAL
A Miguel Reis & Associados – Sociedade de Advogados comemorou, no dia 1 de Agosto, 700 dias de trabalho em ambiente digital (www.lawrei.com).
Depois de uma fase de teste, iniciada no início de 2003, todo o trabalho dos advogados passou, a partir de 1 de Setembro de 2003, a processar-se sobre um ERP, acessível através de qualquer computador conectado à Internet.
Toda a nossa informação pode ser consultada, desde essa data, pelos clientes com a mesma facilidade com que acede a uma página web.
Para além dos «andamentos» processuais e das diligências realizadas pelos advogados, o cliente tem acesso, no próprio dia, à correspondência recebida dos tribunais ou das pessoas com quem os advogados trocam correspondência Basta, para isso, que solicite uma password que lhe permite o acesso à parte reservada do site.
Para além do tratamento da informação para consumo dos clientes e para consumo interno, este sistema é hoje um auxiliar de gestão indispensável para uma sociedade que vem desenvolvendo o trabalho em equipa.
A interacção entre os diversos elementos da equipa e o agendamento de tarefas processa-se no sistema e é «brifada» electronicamente, como se todos os elementos estivessem no mesmo lugar. Esta facilidade veio permitir a constituição de equipas plurinacionais, integrando advogados que trabalham em Lisboa e outros que trabalham no Brasil, onde a sociedade tem escritórios em S. Paulo e em Fortaleza.
O sistema permite avisar os clientes e os advogados da existência de novos andamentos e da marcação de diligências, por correio electrónico ou SMS.
A MRA trabalha actualmente em ambiente digital integral. Os documentos em papel são guardados em dossiers depois de digitalizados, mas quase não são usados no trabalho diário.
Demos um salto enorme em termos de mudança de métodos de trabalho. Mas consideramos ainda longe do fim.
O estado da tecnologia não permite ainda a substituição integral do dossier físico pelo dossier digital. A nossa cultura é ainda uma cultura de papéis; e mesmo que eles possam ser reproduzidos com boa qualidade em formato pdf, facilitando-se por essa via a gestão documental, ainda não conseguimos eliminar o vício de preparar um julgamento com recurso ao dossier físico, que mantemos em duplicado.
Talvez seja um problema de tique ou de toque… É, seguramente, um problema táctil, que conseguimos ultrapassar apenas quando são notórias as vantagens. Quando o processo tem dez volumes ninguém o leva para preparar um julgamento em casa, onde tem toda a documentação acessível (porém sem o tal toque de papel) via Internet.
Os grandes ganhadores são, porém, os clientes que residem fora das áreas geográficas do escritório.
Com a associação deste sistema de gestão ao uso sistemático das comunicações de voz sobre IP gerimos processos de clientes do Brasil, da África do Sul ou da Austrália, como se eles estivessem em Lisboa. Basta, para isso, que os clientes recorram às mesmas tecnologias.
Hoje toda a gente tem acesso à Internet e há ferramentas que nasceram com sentido quase lúdico, como o MSN e o Skype, que nos permitem conferenciar quase como se estivéssemos na mesma sala.
Porque não usá-los para trabalhar direito?
01082005/MR
Do site www.lawrei.com
